Interní komunikace ve firmě

 

Důležitost interní komunikace

Komunikace sama o sobě má mnoho různých podob, ať už se jedná o přenos informace verbální formou – sílou a výškou hlasu, neverbální formou - výrazem tváře, gestikulací rukama nebo textově – zvýrazňování důležitých vět. Každá z těchto částí má však své úskalí a komunikaci ruší tzv. šum, který deformuje, nebo zkresluje předávanou informaci.

Typy komunikace

Ve většině firem se běžně používá písemná a ústní komunikace. Výhodou textové komunikace je existence dokladu o realizaci komunikace, ale může se objevit vysoká míra komunikačního šumu. Výhodou ústní komunikace je úspora času a bezprostřední zpětná vazba. Nejdokonalejší možností komunikace je bezesporu osobní setkání, zahrnuje jak ústní, tak případně i textovou komunikaci (předání dokumentu), ale i neverbální „řeč těla“, která výrazně snižuje komunikační šum. Nevýhodou při osobní komunikaci je značná časová náročnost (komunikující se musí fyzicky sejít na jednom místě).

Virtuální komunikace 

Existuje však i třetí způsob, a to je kombinace komunikace textové, ústní a vizuální – dalo by se říct, že jde téměř o osobní setkání, ale méně časově náročné – jde o komunikaci virtuální.

Online komunikace

Aby Vaše společnost či firma bezproblémově fungovala, je nezbytností zajistit komunikaci se všemi jejími organizačními složkami. Každý zaměstnanec či spolupracovník si musí ke každé pozici ve firmě představit konkrétní osobu, což se například při telefonní nebo e-mailové komunikaci vytrácí a každý si představí jen hlas na druhé straně. Audiovizuální komunikace je jedna z nejefektivnějších řízení a komunikace. Takto se komunikace stává daleko efektivnější a časově nenáročnou. Tento způsob komunikace vám napomůže dosahovat všech výhod osobního setkání (+ některé navíc) a eliminujete časovou náročnost osobního setkání.

Online komunikační systém 

ONIF jednoznačně umožňuje využít virtuální komunikaci včetně všech jejích výhod. Systém napomáhá rychlému předání informace napříč firmou, od horní úrovně řízení firmy k nižším a nejnižším organizačním složkám, ale i naopak.

Efektivitu navíc zvyšuje možnost předání informaci více osobám najednou, s využitím nenahraditelné zpětné vazby a bez časové ztráty a nežádoucího komunikačního šumu, který se dostavuje například při rozeslání „oběžníku“. Informace z oběžníku muže být interpretována každým jednotlivým zaměstnancem jinak a nežádoucí riziko překroucení nebo zkreslení předávané informace se tím může značně zvýšit.

Časová nenáročnost virtuálního setkání

ONIF poskytuje možnost přímé, audiovizuální a textové (instant messaging) komunikace mezi jednotlivými zaměstnanci, mezi nadřízenými a podřízenými a mezi jednotlivými úrovněmi ve firmách.

Příklad : ředitel tak může například krátkou textovou zprávou svolat své podřízené do své virtuální místnosti, aniž by se ze své fyzické kanceláře vzdálil. Ani svolávaní firemní kolegové nemusí opouštět svá místa a ztrácet čas přesunem do konkrétní fyzické místnosti. Schůzka může být svolána během chvíle a se všemi podřízenými, ať už sedí každý v jiné pobočce po celé republice či planetě. Podklady pro jednotlivé účastníky lze nasdílet přímo v pohodlí virtuálního prostředí odpadá tak i nepříjemná potřeba je každému zvlášť připravovat a zatěžovat tím administrativní pracovníky.

Možností interního využití ONIFu je však daleko více. ONIF lze využít k internímu vzdělávání, jako technický helpdesk, může posloužit pro komunikaci s externími zaměstnanci nebo zaměstnanci pracujících ze zdravotních či jiných důvodů z domova atd.

Externí komunikace ve firmě

Vedle vnitropodnikové komunikace je neméně důležitá také externí komunikace. Jednou z forem externí komunikace je určitě i prezentace firmy, včetně webových stránek nebo tiskových zpráv, ale i přímá komunikace směrem ke klientům a zákazníkům, k obchodním partnerům a veřejnosti. Systém ONIF poskytuje nový moderní komunikační kanál, s jehož pomocí můžete klientům nabídnout možnost kontaktovat vás zdarma pouhým kliknutím. V současné době většina obyvatel preferuje vyhledávání kontaktů a komunikace prostřednictvím Internetu a není nic jednoduššího, než mít u kontaktů odkaz do virtuální místnosti, kde se bude klientovi věnovat váš profesionální zástupce. Navíc pomocí možnosti sdílet dokumenty, web, multimédia a plochu obrazovky nabídne vaše firma volajícímu klientovi daleko více informací a do komunikace zapojí kromě sluchového smyslu i smysl vizuální. Tato vícesmyslová kombinace vjemů zůstává potencionálnímu klientovi vryta v paměti daleko více a vývolává v něm dobrý pocit z péče o něj. Audiovizuální komunikaci systému ONIF lze využít i k propagaci výrobku, diskuzím s klienty nebo prezentace nových výrobků.